01
Dosyalar ve iş akışı
Her dosyanın hangi aşamada olduğunu tek bakışta görmek
Hukuk, idare, ceza ve icra dosyaları aynı şablona sıkıştırılmaz. Dört yargı kolunun her birinin kendi aşama şeridi vardır, dosya bulunduğu aşamaya göre hangi işlemin yapılabileceğini bilir.
- Kod, müvekkil, tür, mahkeme, esas no, durum ve risk tek satırda
- Dosya kartında görevler, olaylar, duruşmalar, finans, belgeler ve işlem geçmişi
- Taraf ve vekâlet kaydı, sıfatlarıyla birlikte tutulur
Kayıtlar silinmez, durum değiştirir. Geçmiş her zaman geri okunabilir.
02
Dosya açılışı ve evrak girişi
Süreyi başlatan tarihin doğru girilmesini güvence altına almak
Dosya açmak tek başına görev üretmez. İş, evrak ve tebligat girildiğinde doğar: dosya kartından evrak sekmesine geçilir, tebliğ tarihi girilir, süre motoru görevleri kurar.
- Kayıtlı müvekkil ile yeni müvekkil ayrımı, kapanış kaydı otomatik açılır
- Yargı kolu seçimi taraf sıfatlarını buna göre belirler
- Açılış tarihi, dosyanın gerçekten açıldığı gündür, kayıt günü değildir
03
Görevler ve onay zinciri
Kimin ne yaptığını takip etmek, işin yarım kalmasını önlemek
Personel işini bitirdiğinde tamamlandı diyemez, kontrole sunar. Tamamlama yetkisi operasyon yöneticisindedir. İade edilen işte gerekçe zorunludur ve iade sayısı personel karnesine işler.
- Durum akışı: yeni, çalışılıyor, kontrole sunuldu, düzeltme bekliyor, tamamlandı
- Kod, dosya, personel, öncelik, termin, durum ve iade sayısı tek tabloda
- Personel ayrıldığında açık görevlerin toplu devri
04
Günlük iş planı ve gündemim
Güne hangi işten başlanacağını tartışmasız hale getirmek
Sabah açılan ekran, o günün acil işlerini sıraya koyar. Önce kanuni süre riski taşıyanlar, sonra gecikenler. Kişi kendi işini, yönetici bütün büroyu aynı mantıkla görür.
- Kanuni süre riski, geciken, bugün biten ve yaklaşan olarak dört kademe
- Hak kaybı çizgisi, kanuni son günü olan işleri ayrı listeler
- Kalan gün, kontrol listesi ilerlemesi ve öncelik aynı satırda
05
Süre motoru ve iş akışı
Süre hesabını elle yapmamak, darboğazı önceden görmek
Resmî tatiller, adli tatil ve mevzuat süreleri merkezî takvimde tutulur. Hukuk yargılaması ile ceza yargılamasının adli tatil rejimi farklı olduğu için iki rejim ayrı işletilir. Haftalık iş yükü grafiği, hangi haftanın tıkanacağını önceden gösterir.
- Otuz, altmış ve doksan günlük zaman çizelgesi görünümü
- Zamanında, geciken, kanuni süreli ve terminsiz iş kırılımı
- Grafikteki çubuğa tıklayınca o haftanın işleri açılır
Büro tarafından doğrulanmamış bir süre kuralı görev üretmez. Yanlış sayıyla üretilmiş termin, sessiz hak kaybı demektir.
06
Ajanda ve duruşmalar
Duruşma takvimini, hazırlığı ve yol masrafını bir arada tutmak
Duruşma bir ajanda notu değil, dosyanın olayıdır. Duruşma kaydedildiğinde hazırlık görevi kendiliğinden açılır. Şehir dışı duruşmalarda yol ve konaklama masrafı aynı anda dosyanın hesabına düşer.
- Ay ve liste görünümü, saat ve dosya kodu takvim üzerinde
- Fiziki katılım ile ses ve görüntü nakli ayrımı
- Avukat bazında haftalık duruşma listesi
07
Bildirim merkezi
Kritik uyarının kimseye görünmeden geçmesini engellemek
Yaklaşan terminler, kanuni süre riskleri ve dosya uyarıları tek merkezde toplanır. Bildirim silinmez, arşivlenir. Günlük brifing, o günün özetini tek kayıtta verir.
- Kritik ve bilgi olmak üzere şiddet ayrımı
- Kanuni süre riski, termin geçti, onay bekliyor gibi bildirim türleri
- Kanal tercihleri, hangi bildirimin hangi yolla gideceğini belirler
08
Dilekçe atölyesi
Dilekçe başlığını ve taraf bilgilerini elle yazmamak
Şablon bir Word dosyası değil, dosyaya bağlı üretim aracıdır. Mahkeme adı, esas numarası, taraf ve vekil bilgileri dosyadan gelir, elle yazılmaz. Arşivdeki benzer örnekler aynı ekrandan aranır.
- Dosya ve şablon seçimiyle değişkenler kendiliğinden dolar
- Süreye tabi dilekçelerde tebliğ tarihi zorunludur
- Üretilen dilekçe, hangi şablondan hangi veriyle üretildiğiyle saklanır
09
Arabuluculuk
Süreç sonrası dava açma süresini kaçırmamak
Arabuluculuk süreci dosyanın içinde takip edilir. Süreç bittiğinde dosya son tutanak tarihinden itibaren ilerler. Süre kuralları doğrulanmadan sistem termin üretmez, ekranda bunu açıkça yazar.
- Dava şartı arabuluculuk ile ihtiyari arabuluculuk ayrımı
- Devam eden ve sonuçlanan süreçler ayrı sayılır
- Anlaşma, anlaşmama ve kısmi anlaşma sonuçları dosyaya işlenir
10
Evrak arşivi
Bir belgeyi klasör klasör aramamak
Arama, dosya adında değil evrakın içinde yapılır. PDF ve Word belgelerinden çıkarılan metin taranır. Taranmış görüntü belgelerde metin katmanı bulunmadığı için yalnız başlıklar aranabilir, sistem bunu ekranda söyler.
- Aranacak ifade ve evrak türüne göre filtreleme
- Belge, geldiği aşamaya ve ilgili dosyaya bağlanır
- Saklama süresi ve imha günlüğü belge sınıfına göre işler
11
Müvekkil, finans ve makbuz
Hangi müvekkilden ne alacağınızı her an bilmek
Vekâlet akdi, masraf, avans, tahsilat ve serbest meslek makbuzu tek zincirde durur. Bakiye ile hareket listesi aynı sorgudan geldiği için ikisi birbirini tutmazlık etmez.
- Toplam masraf, müvekkil avansı, talep edilecek tutar, tahsilat ve dönem farkı
- Cari, masraflar, tahsilatlar, vekâlet akitleri, makbuz ve yaşlandırma sekmeleri
- Müvekkil, dosya, avukat ve tarih olmak üzere dört eksenli filtre
- Serbest meslek makbuzunda stopaj, katma değer vergisi ve tevkifat zinciri
12
Kapanış merkezi
Dosyayı kapatırken hiçbir kalemi atlamamak
Kapanış bir statü değişikliği değildir. Bütün dosyaların kapanabilirlik durumu tek listede durur, kapanamayan dosyanın yanında eksiğin ne olduğu yazar.
- Açık görev, masraf ve tahsilat dengesi kontrolü
- İlam icrası, ödeme talebi ve icra föy bilgisi
- Harç ve avans iadesinin talep edilip alındığının teyidi
- Müvekkil bilgilendirmesi, makbuz ve nihai arşiv kalemi
Kapanmış dosyaya yeni iş eklenemez. Yeniden açma işlemi mümkündür ve kayıt altındadır.
13
Yönetim merkezi, rapor ve personel
Büronun nasıl çalıştığını rakamla görmek
Alarm merkezi, onay kuyruğu, görüş talepleri, iş yükü, haftalık rapor, menfaat çatışması ve veri kalitesi tek çatı altındadır. Her sayı tıklanabilir, kaynağına gider. Rapor atölyesinde kırılım ve ölçü seçilerek kendi raporunuzu kurarsınız.
- Termini geçmiş, kanuni süresi yaklaşan ve evrağı olmayan dosya alarmları
- Vekâletnamesi olmayan taraf ve sonucu girilmemiş duruşma uyarıları
- Rapor atölyesinde tablo, sütun, çizgi ve pasta görünümü, Excel ve CSV indirme
- Personel karnesi: iş yükü, geciken, onayda, iade oranı ve ortalama süre
Nasıl ilerliyoruz